Что нужно, чтобы оформить МЧД
- КЭП доверителя. Для организации — квалифицированная подпись руководителя (лица, действующего без доверенности), для ИП — подпись предпринимателя.
- Реквизиты доверителя: наименование, ИНН, КПП, ОГРН; ФИО, ИНН и СНИЛС руководителя.
- Данные представителя: ФИО, ИНН, СНИЛС, при необходимости должность и документ, удостоверяющий личность. Если представитель — организация, её реквизиты.
- Список полномочий и срок, на который выдаётся доверенность.
- Понимание, кто будет принимать МЧД: от этого зависит формат.
Шаг 1. Выберите формат
| Куда нужна доверенность | Формат |
|---|---|
| Налоговая: отчётность, требования, обмен с инспекцией | Формат ФНС для налоговых органов (5.02 / 5.03) — или тот, который предложит ваша программа отчётности |
| Контрагенты в ЭДО, Честный знак, ЕГАИС, Банк России, нотариус | Единый формат, версия 003 (EMCHD_1) |
| Социальный фонд и другие ведомства со своими правилами | Формат и сервис, которые указывает ведомство |
Сервис ФНС для создания доверенностей сам предлагает выбрать вид документа и подсказывает, что «Единая форма доверенности» подходит для большинства случаев. В едином формате также предусмотрены сведения для работы через платформу полномочий Госуслуг.
Шаг 2. Сформируйте XML
Бесплатный способ — сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для предоставления в налоговые органы» на nalog.gov.ru. Порядок по инструкции ФНС:
- Откройте страницу создания, ознакомьтесь с условиями и согласитесь на обработку персональных данных.
- Слева выберите вид документа и откройте вкладку «Создать доверенность».
- Заполните сведения о доверенности (срок, право передоверия) и о доверителе.
- Внесите данные представителя.
- Выберите полномочия из классификатора или введите их вручную.
- Проверьте данные на следующей странице и нажмите «Сформировать XML».
Другие варианты: учётная программа (в 1С — раздел МЧД в карточке организации, см. МЧД в 1С), сервис оператора ЭДО или отчётности, личный кабинет системы маркировки для «Честного знака». Программа сама подставит реквизиты и сформирует файл в нужном формате.
Шаг 3. Подпишите доверенность
Сформированный XML подписывается сертификатом руководителя откреплённой подписью: рядом с файлом доверенности появляется файл подписи. ФНС указывает допустимые форматы файла подписи: SIG, P7S или SGN. В учётных программах и у операторов ЭДО подпись ставится кнопкой «Подписать» без отдельных программ.
Шаг 4. Загрузите МЧД в реестр ФНС
По инструкции ФНС подписанную доверенность загружают в разделе «МЧД» реестра: в поле «Исходный документ» — XML, в поле «Файл с подписью» — файл подписи. После загрузки доверенность регистрируется в реестре ФНС. Учётные программы и операторы ЭДО обычно отправляют доверенность в реестр автоматически.
Шаг 5. Проверьте результат
- Проверьте статус доверенности в реестре по номеру (GUID).
- Откройте XML в нашем сервисе проверки и сверьте стороны, срок и полномочия.
- Передайте XML и файл подписи представителю или загрузите их в программу, где он будет подписывать документы.
Типичные ошибки при оформлении
| Ошибка | Чем грозит |
|---|---|
| Опечатка в ИНН или СНИЛС представителя | Подпись сотрудника не сопоставится с доверенностью |
| Не тот формат | Получатель не примет доверенность |
| Нет нужного полномочия | Документ или отчёт отклонят |
| Доверенность не загружена в реестр | Проверка по номеру не найдёт её |
| Передоверие запрещено, а нужно | Представитель не сможет передать полномочия дальше |
Наш разбор файла проверяет контрольные числа ИНН, ОГРН и СНИЛС — опечатки видны сразу.
Частые вопросы
Где сделать машиночитаемую доверенность бесплатно?
В сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на nalog.gov.ru. Нужна КЭП руководителя или ИП.
Как оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника?
Укажите сотрудника представителем-физлицом (ФИО, ИНН, СНИЛС), выберите полномочия и срок, подпишите КЭП руководителя и загрузите в реестр. Сотруднику понадобится своя КЭП физлица.
Можно ли оформить МЧД в налоговой лично?
Доверенность оформляется в электронном виде и подписывается КЭП доверителя. Удобнее сделать это самостоятельно в сервисе ФНС или в учётной программе.
На какой срок выдавать МЧД?
На любой нужный срок, его указывают в доверенности. Если срок не указан, по статье 186 ГК РФ доверенность действует год со дня совершения.
Как продлить машиночитаемую доверенность?
Продлить действующую МЧД нельзя: оформляют новую доверенность с новым сроком и загружают её в реестр.
Источники: ФНС: как создать машиночитаемую доверенность на сайте ФНС России, УФНС по Нижегородской области о порядке применения МЧД, ст. 186 ГК РФ, приказ ФНС России № ЕД-7-26/648@.
Поможем с МЧД
Оформим доверенность, настроим её в 1С, ЭДО или «Честном знаке».