Машиночитаемую доверенность подписывает доверитель — руководитель организации (лицо, действующее без доверенности) или ИП — своей квалифицированной электронной подписью. Подпись создаётся откреплённой: рядом с XML-файлом доверенности появляется отдельный файл подписи с расширением .sig, .p7s или .sgn. Доверенность имеет силу только вместе с этим файлом, поэтому их хранят и передают парой.
Кто подписывает машиночитаемую доверенность
Подпись ставит тот, кто выдаёт полномочия. Представитель, на которого оформлена доверенность, подписать её сам себе не может.
| Ситуация | Кто подписывает | Какой подписью |
|---|---|---|
| Доверенность от организации | Руководитель или другое лицо, действующее без доверенности | КЭП этого лица |
| Доверенность от ИП | Индивидуальный предприниматель | КЭП ИП |
| Передоверие | Представитель, который передаёт полномочия дальше | Его КЭП |
| Нотариальная МЧД | Нотариус; заявитель подписывает у нотариуса | УКЭП нотариуса и простая подпись заявителя |
Сведения о том, кто действует от имени организации без доверенности, записаны в самом XML — в блоке доверителя. Если директор сменился, а доверенность подписал прежний, проверьте, действовал ли подписант на дату выдачи: дату и подписанта покажет разбор файла.
Что такое откреплённая подпись и файл .sig
Электронная подпись бывает присоединённой (подпись «упакована» вместе с документом в один файл) и откреплённой (документ и подпись — два файла). Для МЧД используется откреплённая: XML остаётся читаемым для программ, а подпись лежит рядом.
- XML-файл — сама доверенность. Его содержимое нельзя менять после подписания: любая правка делает подпись недействительной.
- Файл подписи — .sig, .p7s или .sgn. ФНС называет допустимыми для загрузки в реестр форматы SIG, P7S и SGN.
- Пара XML + подпись — то, что загружают в реестр и передают получателям. Росреестр, например, описывает это как «пару xml/sig».
Как подписать МЧД в сервисе ФНС
- Сформируйте доверенность в сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» и нажмите «Сформировать XML».
- Подпишите полученный XML сертификатом руководителя, создав откреплённую подпись — так описывает порядок ФНС.
- Вернитесь на страницу реестра, откройте раздел «МЧД» и загрузите XML в поле «Исходный документ», а файл подписи — в поле «Файл с подписью».
- Проверьте, что доверенность зарегистрирована, — по номеру в реестре.
Как подписать МЧД в 1С, ЭДО и программах отчётности
В учётных программах и у операторов ЭДО отдельный файл подписи вручную создавать не нужно: доверенность формируется в программе, руководитель нажимает «Подписать», выбирает свой сертификат, и программа сама создаёт подпись и отправляет пару файлов в реестр. Подробнее о 1С — на странице «МЧД в 1С».
Как подписать доверенность отдельной программой (КриптоПро и аналоги)
Если XML получен из сервиса без встроенной подписи, подписать его можно программой для создания электронной подписи, которая работает с криптопровайдером (например, связка КриптоПро CSP и программы для подписания файлов). Общий порядок:
- Убедитесь, что на компьютере установлен сертификат КЭП руководителя и криптопровайдер.
- В программе подписания выберите XML-файл доверенности и действие «Подписать».
- Выберите формат откреплённой подписи (в некоторых программах — «сохранить подпись в отдельном файле»).
- Сохраните результат: рядом появится файл с тем же именем и расширением .sig или .p7s.
Где взять файл подписи МЧД
Файл подписи появляется в момент подписания и хранится рядом с XML. Если вам прислали только XML, файла подписи у вас нет — попросите доверителя прислать пару целиком. Если доверенность создавали в 1С или у оператора ЭДО, обе части можно выгрузить из программы. Без файла подписи доверенность не загрузить в реестр и не приложить к документам.
Частые ошибки при подписании
| Ошибка | Что делать |
|---|---|
| Подписано подписью сотрудника, а не руководителя | Переподписать КЭП доверителя |
| Создана присоединённая подпись вместо откреплённой | Подписать исходный XML ещё раз, выбрав откреплённую |
| XML изменён после подписания | Сформировать и подписать файл заново |
| Истёк сертификат руководителя | Получить новую КЭП и подписать заново |
| Загружен .sig вместо XML | В поле документа — XML, в поле подписи — .sig |
Перед подписанием стоит открыть XML в нашем сервисе проверки: он покажет стороны, сроки и полномочия и найдёт опечатки в ИНН и СНИЛС — после подписи исправить их уже нельзя. Какой формат выбрать до подписания, разобрано в статье «Формат машиночитаемой доверенности».
Чек-лист перед подписанием
- Формат подходит получателю: единый 003 для контрагентов и большинства госсистем, налоговый — для налоговой.
- Доверитель указан верно: наименование, ИНН, КПП, ОГРН организации и данные руководителя.
- Представитель — нужный человек: ФИО, ИНН, СНИЛС совпадают с его сертификатом подписи.
- Даты: дата выдачи — сегодняшняя или прошедшая, срок окончания — нужный.
- Полномочия — ровно те, что нужны, и с нужными ограничениями.
- Признак передоверия выбран осознанно.
- Сертификат руководителя действует.
Большую часть пунктов проверит наш сервис разбора за минуту: загрузите XML до подписания — сервис работает и с неподписанным файлом.
Подписание в разных ситуациях
| Ситуация | Как поступить |
|---|---|
| Руководителей несколько и они действуют совместно | Доверенность подписывают все лица, действующие совместно; в формате это отражено признаком вида полномочий руководителя |
| Руководитель — управляющая компания | Подписывает лицо, действующее от имени управляющей компании; её сведения указываются в блоке лица без доверенности |
| Руководитель сменился после подписания | Ранее выданная доверенность не прекращается автоматически, но многие компании переоформляют МЧД при смене директора |
| Нужно передоверие | Передоверие подписывает представитель, передающий полномочия, если основная доверенность это разрешает |
Частые вопросы
Как подписать машиночитаемую доверенность ЭЦП?
Подпишите XML квалифицированной подписью доверителя откреплённой подписью — в сервисе ФНС, учётной программе, у оператора ЭДО или программой для подписания файлов.
Что такое sig-файл машиночитаемой доверенности?
Это файл откреплённой электронной подписи доверителя. Он подтверждает, что XML подписан и не изменялся. Хранится и передаётся вместе с XML.
Может ли сотрудник подписать МЧД своей подписью?
Нет. Доверенность подписывает доверитель — руководитель или ИП. Своей подписью сотрудник подписывает документы, которые оформляет по доверенности.
Нужно ли подписывать МЧД, созданную на сайте ФНС?
Да. Сервис формирует XML, а подписать его нужно КЭП руководителя и загрузить в реестр вместе с файлом подписи.
Как проверить подпись под МЧД?
Загрузите XML и файл подписи в сервис проверки электронной подписи. Наш сервис разбирает только содержимое XML, подпись не проверяет.
Источники: ФНС: как создать машиночитаемую доверенность на сайте ФНС России, письмо Росреестра от 21.08.2023 № 06-01462/23, ст. 187 ГК РФ (передоверие), ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате.