Электронная подпись и машиночитаемая доверенность работают в паре. КЭП подтверждает, кто подписал документ, а МЧД — что этот человек вправе подписывать его от имени организации или ИП. По разъяснению ФНС, с 1 сентября 2023 года представители юрлиц и ИП используют свою квалифицированную подпись физлица вместе с машиночитаемой доверенностью, а переходный период, когда можно было работать по старым сертификатам, закончился 31 августа 2024 года.
Кто какую подпись получает
| Кто | Где получает КЭП | Нужна ли МЧД |
|---|---|---|
| Руководитель организации (лицо, действующее без доверенности) | Удостоверяющий центр ФНС | Нет |
| Индивидуальный предприниматель | Удостоверяющий центр ФНС | Нет, если подписывает сам |
| Нотариус | Удостоверяющий центр ФНС | Нет |
| Сотрудник или другой представитель | Аккредитованный удостоверяющий центр — подпись физлица | Да |
ФНС поясняет: с 1 января 2022 года нотариусы, ИП, юрлица и лица, действующие от имени юрлица без доверенности, получают квалифицированные сертификаты только в удостоверяющем центре ФНС, а коммерческие аккредитованные центры с 1 сентября 2023 года выдают сертификаты только физлицам.
Как КЭП сотрудника связывается с МЧД
В доверенности представитель указан не сертификатом, а данными человека: ФИО, ИНН, СНИЛС. В сертификате КЭП физлица есть те же ИНН и СНИЛС. Когда сотрудник подписывает документ, система получателя сопоставляет данные сертификата с представителем в МЧД, проверяет срок и полномочия. Поэтому:
- ИНН и СНИЛС должны совпадать в сертификате и в доверенности — одна опечатка, и проверка не пройдёт.
- Сертификат можно перевыпустить — если он выдан тому же человеку, доверенность остаётся применимой.
- Одна КЭП физлица — разные организации. Человек может быть представителем нескольких компаний по разным МЧД.
Как сотруднику получить электронную подпись
- Выберите аккредитованный удостоверяющий центр из перечня Минцифры. Для сотрудника выпускается сертификат физлица.
- Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН. Личность подтверждается при выдаче — лично или способом, который допускает УЦ.
- Получите ключевой носитель (токен) и сертификат. ФНС рекомендует выдавать каждому сотруднику свой носитель и сертификат.
- Оформите МЧД на сотрудника: доверитель указывает его ФИО, ИНН и СНИЛС, выбирает полномочия и подписывает доверенность своей КЭП. Порядок — в инструкции «Как создать МЧД» и в статье «Как подписать машиночитаемую доверенность».
- Настройте программы: в ЭДО, 1С, отчётности привяжите доверенность к сертификату сотрудника.
Электронная подпись через Госуслуги
Квалифицированную подпись физлица выпускает аккредитованный удостоверяющий центр. Некоторые сценарии получения сертификата связаны с подтверждением личности, в том числе через учётную запись Госуслуг или биометрию, — условия зависят от конкретного УЦ. Уточняйте их на сайте выбранного центра. Сама МЧД при этом всё равно оформляется отдельно доверителем.
Что делать руководителю
- Получить свою КЭП в удостоверяющем центре ФНС (или у его доверенных лиц) — ею подписываются МЧД.
- Не передавать свой токен бухгалтеру: для этого и существует МЧД.
- Вести учёт выданных доверенностей и отменять их при увольнении сотрудников — см. «Отзыв МЧД».
Типичные ошибки
| Ошибка | Что происходит | Как исправить |
|---|---|---|
| Сотрудник подписывает КЭП руководителя | Документ подписан от имени руководителя, а не сотрудника; ключ руководителя под угрозой | Выдать сотруднику свою КЭП и МЧД |
| В МЧД опечатка в СНИЛС | Подписант не сопоставляется с представителем | Оформить новую МЧД |
| МЧД не загружена в реестр | Получатель не может проверить полномочия | Загрузить доверенность в реестр |
| Нет нужного полномочия | Документ отклоняют | Новая МЧД с нужными кодами |
Пример: бухгалтер на аутсорсинге
ООО «ПРИМЕР-ТЕСТ» передало бухгалтерию сторонней компании. Отчётность и УПД будет подписывать её сотрудник Анна Примерова. Что нужно сделать:
- Анна получает КЭП физлица в аккредитованном удостоверяющем центре (если её ещё нет).
- Директор ООО «ПРИМЕР-ТЕСТ» оформляет МЧД: доверитель — ООО, представитель — Анна (ФИО, ИНН, СНИЛС), полномочия — сдача отчётности и подписание первичных документов, срок — на срок договора с аутсорсером.
- Альтернатива: МЧД выдаётся на аутсорсинговую компанию с правом передоверия, а она передоверяет полномочия своим сотрудникам. Это удобно, если исполнители часто меняются, — подробнее в статье о передоверии.
- Доверенность подписывается КЭП директора и регистрируется в реестре.
- При расторжении договора МЧД отменяется, и Анна теряет право подписывать за ООО, даже если её КЭП продолжает действовать.
Чек-лист: всё ли готово к подписанию по МЧД
- У сотрудника есть действующая КЭП физлица на его ФИО, ИНН и СНИЛС.
- МЧД оформлена в формате, который принимает получатель документов.
- ИНН и СНИЛС в МЧД совпадают с сертификатом — проверьте разбором файла.
- В МЧД есть полномочия на нужные документы и действия.
- МЧД подписана КЭП руководителя и зарегистрирована в реестре ФНС.
- Срок МЧД не истёк, а в программах доверенность привязана к сертификату сотрудника.
Частые вопросы
Чем электронная подпись отличается от МЧД?
Подпись подтверждает личность подписанта и неизменность документа, МЧД — его полномочия действовать от имени организации.
Где сотруднику получить ЭЦП для работы по МЧД?
В коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре — как физлицу. УЦ ФНС выдаёт подписи руководителям, ИП и нотариусам.
Нужна ли новая МЧД при замене сертификата сотрудника?
Обычно нет, если новый сертификат выдан тому же человеку с теми же ИНН и СНИЛС. Проверьте, что программы видят доверенность с новым сертификатом.
Можно ли работать по подписи организации без МЧД?
Для представителей — нет: переходный период закончился 31 августа 2024 года.
Может ли один сотрудник работать по МЧД от нескольких компаний?
Да. Подпись физлица у него одна, а доверенностей — по одной от каждой компании. При подписании программа предложит выбрать нужную доверенность.
Что делать, если сотрудник потерял токен?
Отозвать сертификат в удостоверяющем центре и выпустить новый. Если доверенность могла быть использована посторонними, отмените МЧД и оформите новую.
Нужна ли МЧД руководителю?
Нет, руководитель действует без доверенности и подписывает своей КЭП, полученной в УЦ ФНС.
Источники: ФНС: применение электронной подписи (обновлено 24.04.2026), Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ, Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», УФНС по Нижегородской области о порядке применения МЧД.